W grudniu 2023 r. „e-Doręczenia” miały zastąpić klasyczny list polecony i stać się obowiązkowe dla większości urzędów, m.in. administracji publicznej i jednostek samorządowych. To pierwszy etap zmian, które mają doprowadzić do likwidacji „korespondencji papierowej”. Nowa forma ma być równoważna z dotychczasową przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub z doręczeniem osobistym. W pierwotnym założeniu, już od 10 grudnia 2023 r. większość podmiotów administracji publicznej, osoby zaufania publicznego oraz niektórzy przedsiębiorcy mieli być zobligowani do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych.
Zgodnie jednak z informacją prasową Ministerstwa Cyfryzacji, zdecydowano o przesunięciu terminu wejścia w życie obowiązku korzystania z doręczeń elektronicznych na 30 grudnia 2023 r. Ustawa z dnia 12 grudnia 2023 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych weszła w życie 19 grudnia 2023 r. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, wdrożenie doręczeń elektronicznych nastąpi nie wcześniej niż 30 marca 2024 roku, jednak nie później niż 1 stycznia 2025 roku. W komunikacie z dnia 21 grudnia 2023 r. Minister Cyfryzacji zmienił termin stosowania e-Doręczeń przez podmioty wskazane w ustawie o doręczeniach elektronicznych. Obowiązek ten wchodzi w życie 1 października 2024 r. – zamiast 30 grudnia 2023 r. Maksymalnym terminem na wdrożenie systemu e-Doręczeń jest zatem 1 stycznia 2025 r. i to od właściwego ministra będzie uzależnione, kiedy pierwsza grupa podmiotów zobowiązanych do korzystania z systemu e-Doręczeń będzie musiała podjąć kroki związane z jego wdrożeniem. Obowiązek korzystania z e-Doręczeń przez podmioty publiczne jest rozłożony w czasie i zależy od rodzaju konkretnego podmiotu (zgodnie z przyjętym Harmonogramem obowiązku korzystania z e-Doręczeń).
Co jednak wiemy już dziś? Oto podstawowe informacje:
e-Doręczenia uregulowane zostały przede wszystkim w dwóch aktach prawnych:
- ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 285) oraz aktach wykonawczych do przedmiotowej ustawy.
- rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (rozporządzenie eIDAS) (Dz. U. UE. L. z 2014 r. Nr 257, str. 73).
Doręczenie elektroniczne (tzw. „e-Doręczenie”) to cyfrowa forma korespondencji pomiędzy podmiotem publicznym, a niepublicznym, równoważna z doręczeniem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Korespondencja poprzez system e-Doręczeń jest co do zasady bezpłatna tj. za korespondencję z podmiotem publicznym w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego nie pobiera się opłat. Jedynie za wymianę korespondencji między dwoma niepublicznymi podmiotami należna będzie odpowiednia opłata.
Na potrzeby e-Doręczeń utworzona została baza adresów elektronicznych (BAE), którą prowadzi właściwy minister. BAE zawiera zamknięte katalogi danych dotyczące trzech kategorii podmiotów:
- publicznych,
- niepublicznych będących osobą fizyczną oraz
- niepublicznych niebędących osobą fizyczną.
Rozróżnienie podmiotów biorących udział w systemie e-Doręczeń na podmioty publiczne oraz niepubliczne jest istotne z punktu widzenia obowiązków, jakie Ustawa o e-Doręczeniach na nie nakłada. Na gruncie tych przepisów, podmiot publiczny oznacza jednostki wymienione konkretnie w ustawie o doręczeniach elektronicznych. Z kolei za podmiot niepubliczny zgodnie z Ustawą o e-Doręczeniach uważa się osobę fizyczną oraz każdy inny podmiot niebędący podmiotem publicznym, w tym np. przedsiębiorcę wpisanego do CEIDG lub KRS.
Jeśli zaś chodzi o samą „skrzynkę”, to będzie mógł ją otworzyć każdy obywatel oraz wszystkie osoby prawne. Ustawa zobowiązuje także do posiadania skrzynki, osoby wykonujące zawód członków korporacji prawniczych, doradców podatkowych, rzeczników patentowych itp. Skrzynki elektroniczne prowadzi tzw. operator wyznaczony, którym do 2025 r. jest Poczta Polska. Doręczenia na skrzynkę doręczeniową mają taki skutek jak doręczenia wykonane listem poleconym lub listem ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (tzw. ZPO).
Wprowadza się ponadto zasadę domyślnego doręczenia elektronicznego: jeśli adresat pisma posiada elektroniczną skrzynkę doręczeniową, to podmiot publiczny jest zobowiązany wysyłać pisma na tę właśnie skrzynkę. Pisma urzędowe, które adresowane są do osób nieposiadających skrzynki elektronicznej będą obsługiwane w tzw. trybie hybrydowym – zostaną wysłane jako pisma elektroniczne, natomiast przed doręczeniem zostaną wydrukowane i przekazane adresatowi również w postaci pisma papierowego.
W swoim założeniu, usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego ma zlikwidować przesyłanie listów poleconych za potwierdzeniem odbioru w formie papierowej, na rzecz przesyłania dokumentów drogą elektroniczną na właściwy adres do e-doręczeń (ADE). W przypadku komunikacji z podmiotami publicznymi, dokumenty zostaną przesłane za pośrednictwem publicznej usługi rejestracji doręczenia elektronicznego (PURDE). e-Doręczenia mają być stosowane w postępowaniach administracyjnych, cywilnych oraz sądowych, a ich głównym celem jest skrócenie czasu doręczeń, skuteczność doręczania korespondencji, obniżenie kosztów, a także wzrost bezpieczeństwa przepływu korespondencji (w tym ochrona tajemnicy korespondencji).
